Zarządzanie danymi badawczymi obejmuje aktywną organizację i utrzymanie danych w całym procesie badawczym oraz odpowiednią archiwizację danych po zakończeniu projektu. Jest to działalność ciągła, trwająca przez cały cykl życia danych:
- Plan: Planowanie może obejmować przegląd istniejących źródeł danych, udzielenie świadomej zgody, rozważenie kosztów i przygotowanie planu,
- Tworzenie: Badacze opracowują dane (eksperyment, obserwacja, pomiar, symulacja) i/lub zbierają i organizują dane i materiały osób trzecich. Metadane i związane z nimi materiały są przechwytywane i tworzone,
- Proces: Dane są konwertowane do formatu cyfrowego (transkrybowane, konwertowane, digitalizowane, kuratyzowane) zgodnie ze standardami zapewnienia jakości. Dane są sprawdzane, walidowane, oczyszczane, ponownie kodowane, wersjonowane i w razie potrzeby anonimizowane. Wszystkie te procesy są dokumentowane, a dane są opisywane przy użyciu odpowiedniego standardu metadanych wyszukiwania,
- Analiza: Dane są interpretowane i analizowane w celu uzyskania wyników badań, publikacji i wyników intelektualnych. Źródła danych są cytowane,
- Zachowywanie: Dane są zapisywane w formatach zgodnych z najlepszymi praktykami przechowywania, tworzone są dokumenty użytkownika i metadane wyszukiwania, dodawany jest identyfikator cyfrowy (np. DOI) i dane są powiązane z dowolnymi publikowanymi produktami, brane są pod uwagę bezpieczeństwo i IP,
- Udostępnianie: Prawa dostępu są potwierdzane (względy etyczne i własności intelektualnej). Dane, wraz z dokumentacją użytkownika i metadanymi, są udostępniane np. na serwerze domeny publicznej lub w kontrolowanym repozytorium,
- Ponowne wykorzystanie: Potencjalnie użyteczne dane, dokumentacja użytkownika i metadane są zlokalizowane i uzyskane. Analiza wtórna jest przeprowadzana po zakończeniu wszelkich niezbędnych przekształceń danych. Transformacje są dokumentowane i źródła danych są cytowane.